Помощник судьи Хайбуллина предложила начальнику отдела делопроизводства Черниязовой вести в делопроизводстве архива суда новый журнал – «Алфавитный указатель выданных копий документов». Я решил проверить это предложение на практике и рассказать о своем опыте; В первую очередь я обратился к начальнику отдела делопроизводства Черниязовой, чтобы уточнить, согласится ли председатель суда и экспертная комиссия с таким предложением. Черниязова объяснила, что новый журнал «Алфавитный указатель выданных копий документов» может быть полезным инструментом для анализа количества выданных копий документов, находящихся на архивном хранении. Она предполагает, что такой журнал поможет вести более точный учет и контроль за документами, а также облегчит поиск и доступ к нужным копиям. После такого разъяснения я решил реализовать предложение и взял на себя ответственность за ведение нового журнала. Первым делом я создал таблицу в электронном виде, используя Excel. Я отсортировал документы по алфавиту и начал вносить информацию о каждой выданной копии в журнал. Каждая запись включала дату выдачи, номер дела, описание документа и информацию о получателе. В процессе работы я заметил несколько преимуществ использования «Алфавитного указателя выданных копий документов». Во-первых, это ускорило процесс поиска нужных копий. Вместо того чтобы искать в архиве, где записи уже почти нечитаемы, я мог использовать журнал для быстрого нахождения документов по ключевым словам. Во-вторых, данный журнал упростил контроль за количеством выданных копий. Я мог легко определить, сколько копий документа было выдано и кому, что помогло предотвратить возможные ошибки и потери в архиве.
Наконец, использование «Алфавитного указателя выданных копий документов» позволило суду анализировать данные и оптимизировать процесс работы с архивом. Мы могли видеть, какие документы наиболее часто запрашивались и какие могут быть удалены или перенесены в электронный вид для экономии места.
По итогам моего опыта, я считаю, что предложение помощника судьи Хайбуллиной о ведении «Алфавитного указателя выданных копий документов» является полезным и оправданным. Оно упрощает и улучшает работу суда, а также позволяет более эффективно управлять документами в архиве. Уверен, что председатель суда и экспертная комиссия тоже оценят все преимущества данного предложения и поддержат его внедрение.